Soluciones para el Sector Educación

Digitalización de documentos de alumnos y personal docente

A través del tiempo el sector educativo ha mejorado sus sistemas para controlar la documentación de los alumnos y el personal docente, pero la mayoría de las instituciones ya sean Públicas o Privadas aun lo tienen de manera tradicional en gavetas o archiveros.

La administración documental puede ser mucho más organizada y optimizarse si se trabaja de la mano de la tecnología.  Algunos de los problemas documentales que se solucionan con simplemente digitalizar.

1. Información duplicada. Es frecuente la saturación informativa, lo que se traduce, en ocasiones, en tener un mismo papel guardado en varios lugares diferentes, con el caos organizativo que conlleva.
2. Desorganización, que se traduce en una mala gestión de los procesos. Esto está estrechamente relacionado con la pérdida de archivos, falta de comunicación entre compañeros y trabajos dispersados por toda la oficina.
3. Seguridad de Datos. La desconfianza que genera en los alumnos y personal no tener los documentos en buena custodia (actas de nacimiento, certificado de primaria o secundaria o nivel medio, comprobante de domicilio y en algunos casos recibo de pago de colegiatura) es, en muchas ocasiones, un freno para la modernización.
4. Oficinas desbordadas de documentos. Carpetas, cuadernos y montañas de papeles pueden hacer de la oficina un espacio poco agradable para los empleados. Trabajar en un lugar agobiante puede afectar de forma negativa a los procesos.
5. Pérdida de tiempo. Se estima que cada empleado pierde una hora cada día en la búsqueda y gestión de documentos. Esto supone que dejen de destinar sus esfuerzos y tiempo  a otras actividades propias de la institución.

Al digitalizar los documentos se pueden obtener de manera casi inmediata los siguientes beneficios:

• Disminución del 40% de los archivos en papel.
• Nulo crecimiento de archivos de papel.
• Localización inmediata de documentos.
• Descenso de errores de archivado de documentos o expedientes o perdida de los mismos.

Digitalizar y Compartir fácilmente en cualquier momento. Lo extraordinario de ver y compartir cualquier archivo, incluyendo imágenes, videos y archivos PDF, TIFF o JPEG en cualquier dispositivo.

En BUSERDI  garantizamos que digitalizar documentos ayudara a eliminar el desorden y dará acceso a todos los registros y datos que hasta ahora tienen en papel en archivadores, anaqueles o cajas, lo cual te hará aumentar la productividad y tener la información a solo un par de clicks.

Pero no solo eso. La digitalización de todo ese papel puede ofrecer al menos 8 beneficios que vamos a ver a continuación:

1. Disminución de los costos de almacenamiento físico de la documentación.
2. Disminución del uso del papel y de impresiones.
3. Eliminación de documentos en papel cuya conservación no sea necesaria.
4. Preservación de los documentos a largo plazo mediante copias de seguridad.
5. Normalización y ordenamiento racionalizado de la documentación.
6. Descentralización de la información.
7. Acceso rápido y seguro a la información.
8. Evita perdidas de documentos relevantes.

En BUSERDI ofrecemos soluciones que complementan la digitalización de documentos, ofreciendo en estas los siguientes beneficios en sector Educativo:

1. Software de Gestión de imagenes
2. Mantenimiento de datos más rápido.
3. Seguridad y protección de datos.
4. Flujos de trabajo.
5. Formularios.
6. Respaldo electrónico de todos sus expedientes.