Soluciones para el Sector Publico (Gobierno)
Quizás más que cualquier otro sector, el gobierno federal, estatal y municipal queda bien definidos por los grandes volúmenes de documentos de papel que produce y procesa. Desde la gestión de los contratos y ofertas, los requisitos del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), el procesamiento de los beneficios y concesiones, la gestión de las reclamaciones, los procesos del Gobierno son inherentemente experiencias muy intensas en cuanto a la documentación en papel y se requiere en primera instancia el:
Cuadro General De Clasificación Archivística Y Catálogo De Disposición Documental.
De acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la administración pública federal (DOF, 20/02/04), en adelante Lineamientos, el Cuadro de clasificación archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.
El Archivo General de la Nación, a través de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, con la colaboración de su órgano asesor, el Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal (COTECUCA), ha desarrollado una propuesta metodológica para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística que permite:
- Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico que ocuparán para su conservación temporal o definitiva.
- Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
Una vez teniendo el archivo ordenado tal cual lo solicita el AGN, se puede proceder a digitalizar el acervo.
El papel ya no es un medio rentable y viable para los servicios gubernamentales responsables. Es caro, requiere demasiado espacio y es inherentemente inseguro. Los organismos, secretarías, dependencias y departamentos deben ofrecer acceso a la información, lo que significa, digitalizar, organizar, compartir y archivar los miles o millones de documentos de papel. También deben proporcionar a los empleados, incluidos los usuarios discapacitados, las herramientas para trabajar efectivamente con esta información. ¿Cómo se pueden equilibrar las necesidades de acceso con la seguridad?
Sistemas Híbridos
Sabemos que varias organizaciones actuales están manejando, simultáneamente, documentos de archivo en papel y electrónicos que deben ser gestionados y conservados con lógica de forma integral. Para muchas organizaciones, la vinculación de los sistemas de gestión documental en papel, con sus homónimos electrónicos, crea un sistema híbrido difícil y cuya administración consume gran cantidad de tiempo. En BUSERDI ofrecemos soluciones híbridas que permiten llevar de manera sencilla esta difícil tarea.
BUSERDI ofrece soluciones integrales, sofisticadas y escalables que mejoran enormemente la forma en que los organismos gubernamentales procesan, archivan y comparten los documentos digitales y de papel. Brindando facilidad de uso, compatibilidad, así como numerosas funcionalidades pueden mejorar enormemente la productividad del o los organismos, a la vez que se consiguen reducciones significativas en los costos.
Ofrecemos:
- Organizar y clasificar de acuerdo a la Ley Federal de Archivos y a los lineamientos del Archivo General de la Nación.
- Digitalizar y organizar registros de papel.
- Asegurar documentos gubernamentales
- Integrar sistemas que vayan desde la gestión de contratos y los requisitos del INAI, hasta el procesamiento de beneficios y concesiones y gestión de reclamaciones.
- Crear archivos electrónicos a partir de cualquier documento físico.
- Plan de recuperación de desastres del archivo.
Soluciones de digitalización de documentos
- Digitalización para trámites y servicios.
- Digitalización para consulta, difusión y conservación.
- Digitalización para consulta, difusión y conservación de documentos históricos*.
- Digitalización con fines de contingencia y continuidad de la operación.
Las soluciones de gestión de documentos que BUSERDI ofrece al Gobierno incluyen:
Seguridad – Las organizaciones gubernamentales pueden aumentar la seguridad de los documentos con almacenamiento seguro, autenticación del usuario, redacción y la capacidad de poder hacer el seguimiento del acceso y cambios a los documentos, reservar la información y tener los periodos de retención.
Recuperación de desastres – Fortalecen las estrategias de continuidad de la actividad empresarial asegurando que todos los documentos estén digitalizados y archivados dentro de una unidad de almacenamiento que cumpla con los estándares mundiales de conservación electrónica de la información y tener fuera de las instalaciones replicados los documentos en caso de que se produzca un desastre.
Productividad – Los profesionales del Gobierno pueden acelerar los flujos de trabajo con solo tocar un botón, así como capturar, convertir, enrutar, almacenar y gestionar sus documentos.
Todo bajo procesos de calidad certificados NMX-CC-9001-IMNC-2008/ISO 9001-2008, personal Especialista en gestión de registros electrónicos (ERMs), Especialistas en gestión de contenidos empresariales (ECMs) y Arquitecto Certificado en Imágenes como Documentos. CompTIA Certified Document Imaging Architect+ (CDIA+).
Agilizar los procesos de documentos clave para el Gobierno.
Confidencialidad más robusta para una mayor conformidad con las leyes:
- La distribución de documentos protegida, reduce la posibilidad de un acceso no autorizado a la información clasificada y los registros.
- El envío de documentos electrónicos por correo electrónico, en lugar de utilizar mensajería o cualquier otro medio magnético, asegura la entrega confidencial, protegida con contraseña, a un buzón de correo.
- Poder realizar flujos de trabajo y agilizar los procesos.
- Crear formas de trabajo.
Un rastreo de auditoría completo:
BUSERDI ofrece un registro de transacciones de toda la actividad dentro del sistema de gestión documental, quien entro, el tiempo que estuvo, que documentos consulto, si fue impreso, si mando el documento por correo, etc.
El acceso seguro y las funciones de autenticación restringen la distribución de información por parte de usuarios no autorizados.
Recuperación de desastres:
Archiva y almacena los nuevos documentos electrónicos en una unidad de almacenamiento de alta disponibilidad y redundancia y al mismo tiempo tener una copia en una ubicación remota segura con el objeto de guardar una copia de seguridad para fines de recuperación de desastres.
Gobierno sin Papel:
Actualmente se cuentan con instrumentos jurídicos como el EIDA (Esquema de Interoperabilidad de la Administración Pública Federal), la Ley de Firma Electrónica Avanzada, los Sistemas Automatizados de Control de Gestión que hacen posible la construcción de un gobierno sin papel.
Lineamientos Gubernamentales:
Decreto
“El Congreso General De Los Estados Unidos Mexicanos, Decreta
Artículo Único.- Se Expide La Ley Federal De Archivos.
Capítulo Único
Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
SUSTENTO NORMATIVO
Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero de 2012,
Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración· Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la , Federación el 10 de diciembre de 2012.
Lineamientos para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de enero de 2013.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 y reformada el 8 de junio de 2012.
e) ,Estrategia transversal: Gobierno Cercano y Moderno establecida en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 30 de agosto de 2013, Reglamento de la Ley Federal de Archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 13 de mayo de 2014,
